Cosa ci ricordiamo delle riunioni
a cui partecipiamo?

 

Usare il disegno per rendere utile ed efficace il (tanto) tempo che passiamo in riunione.

Gran parte del tempo che passiamo al lavoro lo utilizziamo per partecipare a delle riunioni. Anche in questa fase di lavoro smart (o remoto) le cose non sono cambiate.

Secondo varie ricerche e articoli citati negli ultimi anni (Wall Street Journal, Bain & Company, Doodle solo per citare i casi più famosi) il tempo perso nelle riunioni è enorme.

In riunione si passa dal 15 al 30% del tempo lavorativo, con bassa concentrazione e scarso coinvolgimento, dato che, per lo più, i partecipanti fanno o pensano ad altro, scrivono email, in un frenetico multitasking (per combattere la noia?!).

La riunione sembra essere uno dei buchi neri più voraci del tempo lavorativo. (E quindi del tempo delle nostre vite).

Quante cose effettivamente ricordiamo di una riunione?

Oltre al tempo, perdiamo anche quelle nozioni importanti che ogni riunione certamente cerca di veicolare.

Si crea così un circolo vizioso in cui la maggior parte dei partecipanti non si ricorda gli argomenti che sono stati affrontati, rischiando di creare dei loop, sia decisionali che di processo, in cui si fanno riunioni tornando sugli stessi argomenti. Che non si proceda secondo le indicazioni discusse o che non le si ricordi non fa una grande differenza.

Inoltre non aiutano una memoria prodigiosa e ben allenata (anche con le migliori tecniche), la verbalizzazione o la registrazione della riunione: queste “trascrizioni” sono materiale inerte fino a che non verrà riletto e rielaborato.

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Un buon metodo, io credo, per rendere efficace il tempo di una riunione è di usare degli appunti visivi per sintetizzarne e rappresentarne i contenuti. Si può affidare il lavoro ad un professionista dello sketchnoting e della facilitazione grafica, oppure si può imparare a farlo da noi, senza per questo dover imparare a disegnare bene.

Ci sono alcuni vantaggi nel prendere appunti visivi in riunione:

1) associando ad ogni concetto un disegno, se ne rafforza il ricordo e la capacità di richiamarlo velocemente in memoria;

2) si crea una visione d’insieme (in forma di mappe, elenchi, reti) in cui si rivelano le connessioni tra gli argomenti;

3) si mettono in atto dei processi cognitivi che ci liberano dalla sequenzialità dei discorsi e ci permettono di vedere gli argomenti sotto altri punti di vista, rivelando aspetti nuovi o nascosti e stimolando la nostra creatività;

4) disegnando, il nostro coinvolgimento aumenta e siamo attivamente concentrati sugli argomenti dibattuti.

Perciò, dopo tanti corsi di Disegno Brutto e tante riunioni e conferenze disegnate come Graphic Recorder, ho creato un mini-workshop per sperimentare un metodo efficace per prendere appunti visivi in riunione. Il tema è molto ampio e ha bisogno di tanta pratica: in poco più di due ore illustrerò gli strumenti minimi necessari per applicarlo, facendo creare un veloce catalogo di simboli, icone ed elementi grafici da utilizzare per uno sketchnoting efficace, fornendo indicazioni per come renderli significativi e organizzarli nella pagina. Non è necessario saper disegnare: d’altronde il disegno è parte dell’essere umano da sempre e se sappiamo scrivere, sapremo anche disegnare.

Il workshop si terrà venerdì 15 maggio dalle ore 17 alle 19.30. Qui per maggiori informazioni e iscrizioni.

I workshop “Disegnare in ufficio” propongono strumenti per il pensiero visivo da applicare al lavoro quotidiano attraverso il disegno. Sono basati sul libro “Lavorare meglio disegnando male“, edito da Terre di Mezzo, che applica l’approccio liberatorio e non-giudicante del Disegno Brutto.

 

Mini Workshop: Prendere appunti in riunione

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